Książka przychodów i rozchodów (KPiR) to dokumentacja finansowa, która służy do rejestrowania przychodów i rozchodów firmy lub przedsiębiorcy indywidualnego. Jest to podstawowe narzędzie księgowe, które umożliwia monitorowanie i kontrolę finansową działalności. Księga przychodów i rozchodów zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich operacji finansowych związanych z działalnością gospodarczą. Takich jak sprzedaż towarów lub usług, koszty zakupu, opłaty, podatki, wynagrodzenia pracowników itp. Rejestruje się w niej zarówno przychody (wpływy) jak i rozchody (wydatki) związane z prowadzeniem działalności. Jest ona najpopularniejszą formą prowadzenia ewidencji księgowej wybieraną przez małych przedsiębiorców.

Książkę przychodów i rozchodów mogą prowadzić osoby:

• prowadzącę jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne oraz spółki jawne,
• rozliczające podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub liniowej,
• której przychody netto działalności nie przekraczają 10 mln złotych,
• duchowne, które zrezygnowały z prawa obniżonego podatku dochodowego.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Można ją prowadzić papierowo lub elektronicznie. Jeśli będzie ona prowadzona w formie papierowej wszystkie dokumenty muszą być spięte i ponumerowane.
Jeżeli prowadzenie księgi przychodów i rozchodów odbywa się w formie elektronicznej, podatnik powinien spełnić pewne podstawowe warunki, które zapewnią prawidłową i zgodną z przepisami prowadzenie dokumentacji. Są to:

• Określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi.
• Stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym.
• Przechowywanie zapisanych danych na informatycznych nośnikach danych, w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania lub ich modyfikacją w sposób nieuprawniony.

1. faktury VAT, dokumenty celne, rachunki,
2. dowody opłat pocztowych i bankowych,
3. dzienne zestawienia dochodów, czyli faktury dotyczące sprzedaży,
4. raporty fiskalne,
5. noty księgowe,
6. opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.

Książkę przychodów i rozchodów należy przechowywać w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Jeśli twoją księgę przychodów i rozchodów prowadzi biuro rachunkowe to cała dokumentacja musi być przechowywana w biurze.

Księgę wraz ze wszystkimi dokumentami należy przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.

Są dwie metody ewidencjonowania KPiR:

Metoda memoriałowa polega na podziale kosztów na dwie kategorie: koszty bezpośrednie (koszty, których nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu). Także koszty pośrednie (to koszty które można przyporządkować do przychodu), które są związane z osiągniętym w danym roku przychodem. Ten podział jest istotny, ponieważ determinuje, w jakim okresie zostaną uwzględnione koszty w ewidencji, zależnie od przyporządkowania do odpowiedniej kategorii.

Metoda kasowa (uproszczona) polega na tym, że koszty w prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) należy uwzględnić w dniu ich poniesienia. W tej metodzie nie jest konieczne dokonywanie podziału kosztów na kategorie pośrednie i bezpośrednie, ani przyporządkowywanie ich do konkretnych przychodów.

Po zakończeniu każdego roku podatkowego należy zamknąć KPiR, podsumowując poszczególne kwoty. Można je sumować pod koniec miesiąca lub narastająco przez cały rok. Zdecydowanie łatwiejszym sposobem jest pierwszy sposób, ponieważ po podsumowaniu jest policzony cały rok.

Ostatniego dnia roku należy sporządzić również remanent, który obejmuje wszystkie towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, wyroby, braki oraz odpady.
Po wykonaniu remanentu należy wycenić spisane składniki majątku. Termin na zrealizowanie to 14 dni.

Książka przychodów i rozchodów stanowi nieodzowne narzędzie dla przedsiębiorców, umożliwiając im skuteczną kontrolę finansową i monitorowanie działalności gospodarczej. Przy zachowaniu odpowiednich zasad i staranności w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, przedsiębiorcy mogą zyskać wiele korzyści. Umożliwia ona zachowania porządku finansowego, skuteczne planowanie budżetu, ocenę rentowności oraz sporządzanie raportów i sprawozdań finansowych. Warto pamiętać, że księga przychodów i rozchodów stanowi jedynie podstawę dla bardziej zaawansowanej analizy finansowej. W miarę rozwoju działalności gospodarczej, przedsiębiorcy mogą rozważać bardziej zaawansowane metody rachunkowości, takie jak na przykład pełna księgowość podwójna.

Podatek dochodowy to podatek pobierany od dochodów osób fizycznych i prawnych. Jego celem jest finansowanie wydatków publicznych, takich jak edukacja, opieka zdrowotna, infrastruktura i inne usługi publiczne. Podatek dochodowy jest powszechnie stosowany na całym świecie i ma różne formy, takie jak podatek progresywny, podatek proporcjonalny lub podatek regresywny.

Podatek dochodowy w Polsce jest podatkiem progresywnym, co oznacza, że jego stawka rośnie wraz z wysokością dochodu.

W Polsce mamy do czynienia z dwoma rodzajami podatku dochodowego: PIT (Podatek Dochodowy od Osób Fizycznych) i CIT (Podatek Dochodowy od Osób Prawnych). PIT dotyczy osób fizycznych, czyli zwykłych obywateli. W Polsce obowiązuje kilka stawek tego podatku, w zależności od źródła dochodu. Na przykład, dla dochodów z pracy wynagrodzenia podstawowa stawka to 17% lub 32% w zależności od wysokości dochodu.

CIT dotyczy natomiast osób prawnych, czyli firm. W Polsce stawka CIT wynosi standardowo 19%, jednak dla niektórych podmiotów, takich jak małe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, obowiązuje niższa stawka 9%.

Podatek dochodowy dla osób fizycznych jest obliczany na podstawie dochodu, który osiągasz przez cały rok. Dochód ten obejmuje zarobki z pracy, zyski z inwestycji, dochody z wynajmu nieruchomości, premie i inne źródła przychodów.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą, również podlegają podatkowi dochodowemu. W zależności od formy prawnej prowadzonej działalności (np. spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), zasady obliczania podatku dochodowego mogą się różnić. Ważne jest utrzymywanie dokładnych ksiąg rachunkowych i prowadzenie szczegółowej dokumentacji, aby móc prawidłowo zadeklarować dochody i koszty.

Podatek dochodowy oferuje również pewne ulgi podatkowe i odliczenia, które mogą zmniejszyć kwotę podatku do zapłacenia. Przykłady takich ulg to odliczenia za dzieci, ulgi mieszkaniowe, ulgi na cele charytatywne oraz ulgi związane z oszczędzaniem na emeryturę. Warto zaznaczyć, że ulgi podatkowe i odliczenia różnią się w zależności od kraju i systemu podatkowego.

Podatek dochodowy ma określone terminy składania deklaracji podatkowych oraz płatności. Ważne jest przestrzeganie tych terminów, aby uniknąć kar i sankcji. Wiele krajów wymaga składania deklaracji podatkowych raz w roku, zwykle przed określonym terminem, na podstawie dochodów uzyskanych w poprzednim roku kalendarzowym.

Podatek dochodowy jest nieodłączną częścią życia każdego podatnika. Zrozumienie podstawowych zasad i procedur związanych z podatkiem dochodowym jest niezwykle istotne, aby móc zarządzać swoimi finansami efektywnie. Pamiętaj, że podatki są ważnym źródłem finansowania usług publicznych, które korzystają z każdego z nas. Dlatego warto być świadomym swoich obowiązków podatkowych i jednocześnie korzystać z dostępnych ulg i odliczeń, aby zminimalizować obciążenie podatkowe. Przed składaniem deklaracji podatkowej zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub korzystać z księgowości online, które mogą pomóc w prawidłowym wypełnieniu dokumentów podatkowych.

Wybór między jednoosobową spółką z o.o., a jednoosobową działalnością gospodarczą zależy od wielu czynników. Takich jak rodzaj działalności, skala planowanej działalności, odpowiedzialność, aspekty podatkowe i finansowe. Dane Głównego Urzędu Statystycznego pokazują jednak, że coraz więcej Polaków próbuje własnych sił jako przedsiębiorcy, przy czym jednoosobowa działalność gospodarcza oraz jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najczęstsze formy prowadzenia własnego biznesu.

Oto kilka aspektów, które warto wziąć pod uwagę:

• Odpowiedzialność: W jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca ponosi pełną osobistą odpowiedzialność za zobowiązania firmy. Oznacza to, że jego prywatny majątek może być zagrożony w przypadku trudności finansowych. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., odpowiedzialność jest ograniczona do wniesionego kapitału, co daje większe bezpieczeństwo finansowe dla przedsiębiorcy.
• Koszty i formalności: Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej jest zazwyczaj prostsze i tańsze niż zakładanie jednoosobowej spółki z o.o. Jednak spółka z o.o. może oferować większą wiarygodność w kontaktach z klientami, dostawcami i instytucjami finansowymi.
• Podatki: System opodatkowania może różnić się w zależności od wybranej formy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, dochody przedsiębiorcy są zazwyczaj opodatkowane na podstawie skali podatkowej dla osób fizycznych. W jednoosobowej spółce z o.o., zyski spółki są opodatkowane na poziomie spółki, a wypłacane dywidendy mogą podlegać osobistemu opodatkowaniu przedsiębiorcy.
• Rozwój: Jeśli planujesz rozbudowę działalności w przyszłości lub pozyskiwanie kapitału od inwestorów, jednoosobowa spółka z o.o. może być bardziej odpowiednia, ponieważ łatwiej przekształcić ją w spółkę z większą liczbą udziałowców lub pozyskać inwestycje zewnętrzne. Jednoosobowa działalność gospodarcza jest bardziej ograniczona w tej kwestii.

W jednoosobowej działalności właściciel nigdy nie jest traktowany jak pracownik – zawsze jest szefem. Ponadto nie otrzymuje pensji, ale też nie musi się rozliczać dokładnie z każdej złotówki pobranej z firmowego konta. To, co wpływa, może od razu wydać. W spółce z o.o. jest inaczej. Wspólnik nie może bezpośrednio korzystać z konta spółki. Nawet, jeśli jest prezesem i głównym udziałowcem, nie może traktować pieniędzy na koncie spółki jak prywatnych. Każda złotówka, która wpływa na konto spółki i z niego wypływa, trzeba potwierdzać umowami, fakturami. W spółce właściciel może dysponować firmowymi pieniędzmi jak swoimi dopiero w momencie wypłaty wynagrodzenia.

Prowadzący jednoosobową działalność, którego dochód w roku podatkowym nie przekracza 2 mln euro może prowadzić uproszczoną księgowość w formie księgi przychodów i rozchodów (zwana KPiR), ewidencję przychodów w przypadku ryczałtowców lub kartę podatkową. Ich bowiem nie obejmują przepisy ustawy o rachunkowości. Taką księgowość wiele przedsiębiorczych Polaków prowadzi samodzielnie. Gdy prowadzący JDG korzystają z usług księgowej, przy małej skali działalności, płacą ok. 100 zł. Spółka z o.o. musi prowadzić pełne księgi rachunkowe, co kosztuje więcej, zwykle minimum 500 zł. Do tego dochodzą raz w roku opłaty za sporządzenie sprawozdania finansowego – też ok. 500 zł dla małej spółki.

Wybór odpowiedniej formy prawnej dla naszego biznesu może mieć niebagatelne skutki w przyszłości, dlatego warto dokładnie rozważyć wszystkie możliwości przy zakładaniu firmy. Przy wyborze odpowiedniej formy prawnej warto jest również skorzystać z porady specjalisty, przede wszystkim prawnika. Pamiętajmy bowiem, że każda działalność jest inna, dlatego tak ważny jest dobór rozwiązania dostosowanego do naszych potrzeb.